Objectif

L’objectif de cette politique est d’assurer que l’accès aux données, aux ressources et aux systèmes de RLD Architectes inc. est autorisé et géré de manière à protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données sensibles.

Portée

Cette politique s’applique aux individus qui ont un lien d’affaires avec notre entreprise : employés, sous-traitants, clients, fournisseurs, qui nous ont confié des renseignements personnels à toute fin pratique pour le fonctionnement de notre entreprise.

ENGAGEMENT

L’Entreprise assure :

• Qu’elle met tout en œuvre afin d’assurer la protection des renseignements personnels qu’elle détient;
• Qu’elle prend les mesures nécessaires afin d’éviter que tout incident de perte de données se produise;
• Qu’elle déclarera tout incident de perte de données sans délai;
• Qu’elle offrira un service d’accompagnement pour le suivi des conséquences suite à une perte de données personnelles.

Rôles et responsabilités

Une personne responsable de la protection à la vie privée a été assignée. À ce titre, les responsabilités de la personne désignée sont les suivantes :

• Est responsable des données et des systèmes de l’entreprise ainsi que les politiques de contrôle d’accès pour chacun des systèmes (attribution des droits d’accès) et effectue également la gestion des comptes utilisateurs, des autorisations et des mécanismes d’authentification.
• A la responsabilité d’appliquer les politiques et veille au respect de celles-ci par tous les individus au sein de l’entreprise.
• Est la personne ressource pour chaque individu qui nécessite la mise en application de leurs droits ou désire signaler toute violation ou activité suspecte.

Protection des renseignements personnels

Afin d’assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels détenus par l’entreprise, l’accès et l’utilisation de ces informations est limité à la personne responsable.

Le partage des renseignements personnels est uniquement accordé conformément au formulaire de consentement préalablement signé par les parties concernées.

Nous déployons tous les efforts raisonnables afin d’éviter la manipulation, la perte, l’usage abusif, la divulgation ou la consultation non autorisée de vos renseignements.

Nous nous engageons à ne pas partager ou diffuser les données à des tiers, sauf dans les cas suivants :

1. si la loi l’exige.
2. si elle est requise pour toute procédure judiciaire.
3. pour protéger nos droits légaux.

Conservation des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont conservés uniquement par la personne qui détient ces renseignements à toute fin utile.

Se dit à toute fin utile ce qui est nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles elles sont collectées. Après quoi, les informations recueillies sont définitivement supprimées, selon les termes de la loi et conformément au formulaire de consentement signé.

Application

• L’entreprise effectue périodiquement la révision des politiques de contrôle d’accès et de surveillance électronique pour assurer leur conformité avec cette politique.
• La violation de la politique de contrôle d’accès est passible de mesures disciplinaires qui peuvent comprendre le congédiement de l’employé ou l’annulation d’un contrat.
• Un individu qui suspecte une violation de la politique de contrôle d’accès ou qui en est témoin doit le signaler à la personne responsable de la sécurité.

MISE À JOUR DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

Cette politique peut être modifiée à l’occasion afin de maintenir la conformité avec la loi ou pour refléter les changements dans le fonctionnement de celle-ci, les technologies utilisées ou les menaces à la sécurité, le cas échéant.

Nos politiques sont appelées à évoluer pour s’adapter aux changements culturels et organisationnels de notre entreprise ainsi qu’aux réglementations gouvernementales, continuellement modifiées. Nous les mettons à jour en cas de besoin et en informons les personnes concernées, car nous voulons que la communication soit ouverte et transparente.

Tous les employés, présents ou à venir, fournisseurs et clients concernés sont invités à consulter notre Politique de protection des renseignements personnels.

Personne-ressource à la protection des renseignements personnels

Notre responsable de la protection de la vie privée est à votre disposition afin de répondre à vos préoccupations concernant la gestion des renseignements personnels et la protection de la confidentialité. Vous pouvez communiquer avec lui par courriel à info@rld-architectes.com